Datenschutzerklärung

Fassung vom 9. November 2026.

Dieses Dokument erklärt, welche personenbezogenen Daten wir auf zapisum.com und in der Anwendung app.zapisum.com verarbeiten, zu welchem Zweck, wie lange und welche Rechte Sie haben. Es wurde gemäß Art. 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (DSGVO) erstellt.

Dies ist eine Übersetzung. Bei Abweichungen ist die polnische Fassung maßgeblich.

1. Verantwortlicher

  1. Verantwortlicher ist Rebel Code sp. z o.o., pl. Bankowy 2, 00-095 Warszawa, Polen, KRS: 0000962361, Steuernummer (NIP): 1182239077 („Betreiber“, „wir“).
  2. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. In allen Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter gdpr@zapisum.com.

2. Für wen diese Erklärung gilt

  1. Besucher von zapisum.com.
  2. Unternehmen und Personen, die ein Zapisum-Konto angelegt haben („Kunden“), sowie Personen, denen ein Kunde Zugang zum Panel gegeben hat („Nutzer“).
  3. Personen, die über eine Zapisum-Buchungsseite Termine bei Kunden buchen („Buchende“). Verantwortlicher für deren Daten ist der jeweilige Kunde; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 13).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  1. Anlegen und Führen des Kontos, Erbringung des Dienstes und Vertragserfüllung einschließlich der Testphase — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  2. Rechnungsstellung und Buchhaltung — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Steuer- und Buchführungsvorschriften.
  3. Beantwortung von Nachrichten, Bearbeitung von Reklamationen, Sicherheit des Dienstes, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
  4. E-Mails zum Konto (Adressbestätigung, Passwortänderung, Ende der Testphase, Änderungen der AGB) — Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
  5. Anbindung an Google-, Microsoft- oder Apple-Kalender — nur auf Ihre Veranlassung, wenn Sie im Panel einen Kalender verbinden — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  6. Analyse der Nutzung von zapisum.com (Matomo) — nur mit Ihrer Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
  7. Nachweis Ihrer Entscheidung über Einwilligungen — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht).

4. Welche Daten wir verarbeiten

  1. Kontodaten: Firmenname, Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash (das Passwort selbst speichern wir nicht), Sprache des Panels.
  2. Anmeldung mit Google — wenn Sie ein Konto mit Google erstellen oder sich mit Google anmelden, fragen wir nur die Berechtigungen openid, email und profile an. Wir erhalten Ihre Google-Konto-ID, E-Mail-Adresse und Ihren Namen; wir verwenden sie ausschließlich, um Ihr Konto anzulegen und Sie anzumelden, und speichern die Google-Konto-ID und die E-Mail-Adresse. Ihr Profilbild speichern wir nicht. Für diese Daten gelten die in Abschnitt 5 beschriebenen Regeln für Informationen aus Google-APIs.
  3. Abrechnungsdaten: Firmenname, Anschrift, Steuernummer, Zahlungshistorie.
  4. Daten, die der Kunde ins System eingibt: Leistungen und Preise, Arbeitszeiten, Personen und Arbeitsplätze, Logo, Fotos, Nachrichtentexte.
  5. Daten der Buchenden (im Auftrag des Kunden): Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählte Leistung und Termin, Antworten im Buchungsformular, Änderungsverlauf der Buchung.
  6. Technische Daten: IP-Adresse und Browserinformationen in Serverprotokollen die in Abschnitt 10 beschriebenen Cookies sowie, mit Ihrer Einwilligung, von Matomo erfasste Informationen über Ihre Besuche.

5. Daten aus Google-, Microsoft- und Apple-Kalendern

  1. Das Verbinden eines Kalenders ist freiwillig. Es erfolgt durch den Kunden oder Nutzer im Panel für ein ausgewähltes Teammitglied. Ohne Verbindung funktioniert Zapisum normal, sieht aber keine Belegung aus dem externen Kalender.
  2. Google Kalender — wir fragen folgende Berechtigungen an: die E-Mail-Adresse des Google-Kontos (userinfo.email), um anzuzeigen, welches Konto verbunden ist; die Kalenderliste (calendar.calendarlist.readonly), damit Sie einen Kalender auswählen können; Frei/Belegt-Informationen (calendar.freebusy), also ausschließlich Zeiträume, in denen Sie belegt sind — ohne Titel, Beschreibungen und Teilnehmer Ihrer Termine; sowie die Verwaltung von Terminen, die Zapisum erstellt hat (calendar.events.owned), um in Zapisum gebuchte Termine in den gewählten Kalender einzutragen, sie bei Verschiebung zu aktualisieren, bei Stornierung zu löschen und bei Online-Terminen einen Google-Meet-Link hinzuzufügen.
  3. Microsoft Outlook / Microsoft 365 — wir fragen an: User.Read (E-Mail-Adresse und Name des Kontos), Calendars.ReadWrite (Lesen der Belegung und Verwalten der von Zapisum erstellten Termine) und offline_access (Aufrechterhaltung der Verbindung ohne erneute Anmeldung).
  4. Apple Kalender (iCloud) und andere CalDAV-Kalender — die Verbindung erfolgt über Serveradresse, Benutzername und app-spezifisches Passwort, die Sie im Panel eingeben.
  5. Wofür wir diese Daten nutzen: ausschließlich dafür, dass die Buchungsseite keine Zeiten anbietet, in denen Sie belegt sind, und dass gebuchte Termine in Ihrem Kalender erscheinen. Für keine anderen Zwecke.
  6. Was wir speichern: verschlüsselte Zugriffstoken bzw. das app-spezifische Passwort, ID und Name des gewählten Kalenders, die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos und die IDs der von Zapisum erstellten Termine. Frei/Belegt-Informationen werden bei der Berechnung freier Zeiten abgerufen und nicht gespeichert.
  7. An wen wir sie weitergeben: an niemanden. Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung, Profiling oder das Training von KI-Modellen und geben sie nicht an Dritte weiter, außer wenn das Gesetz es verlangt. Unsere Mitarbeiter sehen diese Daten nicht ein, es sei denn, Sie stimmen zu (z. B. bei einer Fehlermeldung), es ist aus Sicherheitsgründen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.
  8. Die Nutzung und Übermittlung von Informationen, die Zapisum über Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use): https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
  9. Kalender trennen: im Zapisum-Panel in den Einstellungen des Teammitglieds. Beim Trennen löschen wir die Token sofort und widerrufen sie beim Anbieter. Sie können den Zugriff auch direkt widerrufen: Google — https://myaccount.google.com/permissions, Microsoft (privates Konto) — https://account.live.com/consent/Manage, Microsoft (Geschäftskonto) — https://myapps.microsoft.com, Apple — durch Löschen des app-spezifischen Passworts in den Apple-ID-Einstellungen.

6. Pflicht zur Bereitstellung

  1. Die Angabe von Daten bei der Registrierung ist freiwillig, aber für das Anlegen eines Kontos und die Nutzung des Dienstes erforderlich.
  2. Abrechnungsdaten sind gesetzlich erforderlich, wenn Sie eine Rechnung erhalten möchten.
  3. Das Verbinden eines Kalenders ist vollständig freiwillig.

7. Ihre Rechte

  1. Recht auf Auskunft und auf eine Kopie Ihrer Daten.
  2. Recht auf Berichtigung.
  3. Recht auf Löschung. Ihr Konto können Sie im Panel selbst löschen (siehe Abschnitt 8).
  4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
  5. Recht auf Datenübertragbarkeit.
  6. Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses.
  7. Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
  8. Anfragen richten Sie bitte an gdpr@zapisum.com. Wenn Sie einen Termin bei einem unserer Kunden gebucht haben, wenden Sie sich am besten an diesen Kunden — er ist Verantwortlicher für Ihre Daten; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir ebenfalls weiter.
  9. Recht auf Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Datenschutzamts (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes.
  10. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und betreiben kein Profiling.

8. Speicherdauer

  1. Kontodaten — für die Dauer des Vertrags. Nach dem Auftrag zur Kontolöschung im Panel nimmt die Buchungsseite sofort keine Termine mehr an; das Konto wird mit allen Daten nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Bis dahin können Sie die Entscheidung rückgängig machen.
  2. Daten der Buchenden — bis zur Löschung des Kundenkontos, höchstens jedoch für den vom Kunden festgelegten Zeitraum (standardmäßig 3 Jahre nach dem Termin). Danach wird die Buchung automatisch anonymisiert: Name, E-Mail-Adresse, Telefon und Formularantworten werden entfernt.
  3. Kalenderdaten — bis zum Trennen des Kalenders oder zur Löschung des Kontos.
  4. Abrechnungsunterlagen — für die steuerrechtlich vorgeschriebene Dauer (in der Regel 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres).
  5. Korrespondenz — so lange wie zur Bearbeitung nötig und danach bis zur Verjährung etwaiger Ansprüche.

9. Empfänger

  1. Der Anbieter der Serverinfrastruktur, auf der Zapisum läuft.
  2. Der E-Mail-Versanddienst, über den wir Systemnachrichten, Bestätigungen und Erinnerungen versenden.
  3. Matomo-Analyse und Einwilligungsregister betreiben wir selbst auf unserer eigenen Infrastruktur. Analysedaten geben wir an niemanden weiter.
  4. Unser Buchhaltungsbüro und der Anbieter des Rechnungssystems — soweit für die Abrechnung erforderlich.
  5. Google, Microsoft oder Apple — nur, wenn Sie selbst einen Kalender verbinden, und nur wie in Abschnitt 5 beschrieben.
  6. Gesetzlich befugte Stellen, insbesondere Steuerbehörden, Gerichte und Strafverfolgungsbehörden — nur auf deren Anforderung.
  7. Jede Stelle, die Daten in unserem Auftrag verarbeitet, tut dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und nur nach unseren dokumentierten Weisungen.

10. Cookies und Browserspeicher

  1. zapisum.com verwendet notwendige Cookies und — nur mit Ihrer Einwilligung — Analyse-Cookies von Matomo. Wir nutzen weder Google Analytics noch Google Tag Manager oder Werbetools.
  2. Die Analyse betreiben wir mit Matomo, das wir selbst hosten. Bis zu Ihrer Einwilligung erfasst Matomo nichts: Es sendet keine Anfrage und setzt keine Cookies.
  3. cc_cookie — notwendiges Cookie, 182 Tage gespeichert. Speichert Ihre Einwilligungsauswahl und die Einwilligungs-ID.
  4. NEXT_LOCALE — notwendiges Cookie, das die gewählte Sprache speichert.
  5. _pk_id — Analyse-Cookie von Matomo, 13 Monate gespeichert. Erkennt wiederkehrende Besucher. Nur nach Einwilligung.
  6. _pk_ses — Analyse-Cookie von Matomo, 30 Minuten gespeichert. Hält den aktuellen Besuch zusammen. Nur nach Einwilligung.
  7. _pk_ref — Analyse-Cookie von Matomo, 6 Monate gespeichert. Speichert, woher Sie auf die Website gekommen sind. Nur nach Einwilligung.
  8. zapisum:currency — Eintrag im Browserspeicher (localStorage), der die im Preisbereich gewählte Währung speichert. Er wird nie an den Server gesendet.
  9. wizyty_session — notwendiges Cookie in app.zapisum.com, das Sie im Panel angemeldet hält. Es ist verschlüsselt und für Skripte auf der Seite nicht zugänglich.
  10. Notwendige Cookies erfordern keine Einwilligung, da Website und Panel ohne sie nicht ordnungsgemäß funktionieren.
  11. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern oder widerrufen. Der Widerruf ist so einfach wie die Einwilligung und löscht die Matomo-Cookies sofort. Er berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.

11. Einwilligungsregister

  1. Jede Ihrer Entscheidungen über Einwilligungen speichern wir als Nachweis ihrer Erteilung, Änderung oder ihres Widerrufs (Art. 7 Abs. 1 und Art. 5 Abs. 2 DSGVO).
  2. Wir speichern: die Ihrem Browser zugewiesene Einwilligungs-ID, die Version dieser Erklärung, die gewählten Kategorien und Dienste, die Sprache der Website, Browserinformationen (User-Agent), die Seitenadresse ohne Parameter, einen Zeitstempel und einen Hash Ihrer IP-Adresse.
  3. Die IP-Adresse speichern wir nur als nicht umkehrbaren, gesalzenen kryptografischen Hash. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert.
  4. Einträge bewahren wir 5 Jahre ab der letzten Änderung der jeweiligen Einwilligung auf und löschen sie dann.
  5. Das Register enthält keine Daten, mit denen wir Sie direkt identifizieren können. Ihre Einwilligungs-ID finden Sie unter „Cookie-Einstellungen“ — mit ihr können Sie Auskunft über gespeicherte Einwilligungen oder deren Löschung verlangen.

12. Übermittlung außerhalb des EWR

  1. Wir verarbeiten Daten auf Infrastruktur im Europäischen Wirtschaftsraum — das gilt auch für die Matomo-Analyse und das Einwilligungsregister.
  2. Wenn Sie einen Google-, Microsoft- oder Apple-Kalender verbinden, erfolgt der Datenaustausch mit diesem Anbieter auf Ihre Veranlassung. Diese Anbieter können Daten außerhalb des EWR auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) verarbeiten.

13. Zapisum als Auftragsverarbeiter

  1. Für die Daten der Buchenden und andere Daten, die der Kunde ins System eingibt, ist der Kunde Verantwortlicher und der Betreiber Auftragsverarbeiter auf Grundlage des in den AGB enthaltenen Auftragsverarbeitungsvertrags.
  2. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und nach den dokumentierten Weisungen des Kunden.

14. Sicherheit

  1. Verbindungen zur Website und zur Anwendung sind verschlüsselt (HTTPS). Passwörter speichern wir nur als Hash, Kalender-Token und -Passwörter verschlüsselt.
  2. Nur der Kunde und die Nutzer, denen er Zugang gewährt hat, sehen die Daten im Panel.

15. Änderungen

  1. Diese Erklärung kann sich ändern, insbesondere wenn sich Funktionen des Dienstes, eingesetzte Tools oder Gesetze ändern. Jede Fassung ist unter dem Titel datiert.
  2. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kunden per E-Mail.

16. Kontakt

  1. Datenschutz: gdpr@zapisum.com.
  2. Sonstiges: support@zapisum.com, Telefon +48 507 058 755.