Regulamin świadczenia usługi Zapisum

Obowiązuje od 20 października 2026 r.

Niniejszy Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§1 Słownik pojęć

  1. Regulamin — niniejszy dokument, określający zasady korzystania z Usługi.
  2. Operator — Rebel Code sp. z o.o., pl. Bankowy 2, 00-095 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000962361, NIP: 1182239077, REGON: 521562909, kapitał zakładowy 6 000,00 zł.
  3. Usługa — system rezerwacji wizyt online Zapisum, udostępniany w aplikacji app.zapisum.com, wraz ze Stroną rezerwacji.
  4. Klient — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Operatorem Umowę.
  5. Użytkownik — osoba, której Klient nadał dostęp do Konta.
  6. Osoba rezerwująca — osoba, która rezerwuje wizytę u Klienta za pośrednictwem Strony rezerwacji.
  7. Konto — zestaw danych i ustawień Klienta w Usłudze, dostępny po zalogowaniu.
  8. Strona rezerwacji — publiczna strona Klienta w Usłudze, na której Osoby rezerwujące wybierają usługę i termin.
  9. Umowa — umowa o świadczenie Usługi, której integralną częścią jest Regulamin.
  10. Pakiet — zakres funkcji Usługi (Start lub Pro) opisany w Cenniku.
  11. Cennik — informacja o Pakietach i Opłatach abonamentowych publikowana na stronie zapisum.com.
  12. Okres próbny — 30 dni od założenia Konta, w których Usługa w Pakiecie Pro jest świadczona bezpłatnie.
  13. Opłata abonamentowa — wynagrodzenie Operatora za Okres abonamentowy, pobierane z góry.
  14. Okres abonamentowy — miesiąc kalendarzowy albo inny okres wskazany przy wyborze Pakietu.
  15. Awaria — niedostępność Usługi trwająca dłużej niż 15 minut, z przyczyn leżących po stronie Operatora.
  16. Przerwa techniczna — zaplanowana przerwa w działaniu Usługi, zapowiedziana z co najmniej 12-godzinnym wyprzedzeniem.

§2 Postanowienia ogólne

  1. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i służy do przyjmowania rezerwacji wizyt od ich klientów.
  2. Operator świadczy Usługę na zasadach określonych w Umowie i Regulaminie. W sprawach nieuregulowanych stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
  3. Aby korzystać z Usługi, Klient zakłada Konto, wypełniając formularz rejestracji i akceptując Regulamin oraz Politykę prywatności.

§3 Zawarcie Umowy i Okres próbny

  1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z chwilą potwierdzenia adresu e-mail podanego przy rejestracji.
  2. Po założeniu Konta Klient otrzymuje Okres próbny, w którym może bezpłatnie korzystać z Pakietu Pro. Okres próbny nie wymaga podania danych karty płatniczej.
  3. Przed końcem Okresu próbnego Operator przypomina o nim wiadomością e-mail.
  4. Po Okresie próbnym Klient wybiera Pakiet i wnosi Opłatę abonamentową. Do czasu jej wniesienia panel działa w trybie tylko do odczytu, a Strona rezerwacji nie przyjmuje nowych rezerwacji. Dane Klienta pozostają w systemie.
  5. Operator może odmówić założenia Konta lub zweryfikować dane Klienta, jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie, że są nieprawdziwe albo że Usługa będzie wykorzystywana niezgodnie z Regulaminem.

§4 Zakres Usługi

  1. Zakres funkcji poszczególnych Pakietów określa Cennik.
  2. Operator rozwija Usługę i może zmieniać jej funkcje. Zmiany nie mogą pozbawiać Klienta podstawowych funkcji opłaconego Pakietu w trakcie opłaconego Okresu abonamentowego.
  3. Operator nie jest stroną umów zawieranych między Klientem a Osobami rezerwującymi. Za usługi świadczone Osobom rezerwującym, ich ceny i realizację wizyt odpowiada wyłącznie Klient.

§5 Prawa i obowiązki stron

  1. Operator zapewnia możliwość korzystania z Usługi, a Klient terminowo wnosi Opłaty abonamentowe.
  2. Klient zobowiązuje się do: podawania prawdziwych i aktualnych danych; korzystania z Usługi zgodnie z Regulaminem i przepisami prawa; niepodejmowania prób uzyskania dostępu do Kont innych Klientów; zachowania w poufności danych logowania; informowania Operatora o zmianach danych wpływających na Umowę.
  3. Klient nie może publikować za pomocą Usługi treści bezprawnych, w szczególności: naruszających prawa osób trzecich, w tym prawa autorskie i znaki towarowe; obraźliwych, wulgarnych, nawołujących do nienawiści lub przemocy; pornograficznych; zawierających złośliwe oprogramowanie; promujących działalność przestępczą.
  4. Usługa nie służy do wysyłania informacji handlowych. Wiadomości wysyłane przez Usługę dotyczą wyłącznie rezerwacji dokonanych przez Osoby rezerwujące.
  5. Klient odpowiada za działania Użytkowników, którym nadał dostęp do Konta, oraz za treści i dane, które wprowadza do Usługi.
  6. Operator może przekazać dane Klienta uprawnionym organom, jeśli Usługa jest wykorzystywana w sposób bezprawny, a po otrzymaniu urzędowego zawiadomienia lub wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze danych może uniemożliwić do nich dostęp.

§6 Opłaty abonamentowe

  1. Wysokość Opłaty abonamentowej wynika z Cennika obowiązującego w dniu wyboru Pakietu, chyba że strony uzgodniły inną wysokość w formie pisemnej lub dokumentowej. Ceny w Cenniku są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT.
  2. Opłata abonamentowa jest pobierana z góry za cały Okres abonamentowy.
  3. Opłata jest wyłącznie wynagrodzeniem za korzystanie z Usługi i nie obejmuje kosztów dostępu do Internetu, sprzętu ani usług podmiotów trzecich.
  4. Klient płaci na podstawie faktury pro forma przesyłanej na adres e-mail Konta albo faktury VAT wystawianej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), w terminie na niej wskazanym. Operator może dodatkowo przesłać wizualizację faktury w formacie PDF.
  5. Za opóźnienie w płatności przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
  6. Opłata nie podlega zwrotowi w razie wypowiedzenia Umowy przez Klienta w trakcie Okresu abonamentowego. W razie wypowiedzenia Umowy przez Operatora z przyczyn niezależnych od Klienta Operator zwraca część Opłaty proporcjonalną do niewykorzystanej części Okresu abonamentowego.
  7. Zmiana Cennika nie wpływa na wysokość Opłaty za opłacony już Okres abonamentowy.

§7 Kolejne okresy i brak płatności

  1. Przed końcem Okresu abonamentowego Operator wystawia fakturę za kolejny Okres, według Cennika obowiązującego w dniu jej wystawienia.
  2. Jeśli Opłata nie zostanie wniesiona w terminie, panel przechodzi w tryb tylko do odczytu, a Strona rezerwacji przestaje przyjmować nowe rezerwacje. Wniesienie Opłaty przywraca pełne działanie Usługi.
  3. Jeśli Opłata nie zostanie wniesiona w ciągu 90 dni od końca opłaconego Okresu abonamentowego lub Okresu próbnego, Umowa wygasa. Operator może wtedy usunąć Konto wraz z danymi, informując o tym Klienta e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej.

§8 Ograniczenie i wstrzymanie Usługi

  1. Operator może zablokować Konto lub jego część, jeśli działania Klienta powodują przeciążenie infrastruktury, zagrażają bezpieczeństwu lub pogarszają jakość Usługi dla innych Klientów.
  2. Operator może zablokować Konto bez uprzedzenia, jeśli Usługa jest wykorzystywana do publikowania treści bezprawnych, naruszania praw osób trzecich lub wysyłania niezamówionych wiadomości.
  3. Klient może odwołać się od blokady, pisząc na adres support@zapisum.com. Operator odblokuje Konto po ustaniu przyczyny blokady.
  4. Blokada z przyczyn leżących po stronie Klienta nie uprawnia do zwrotu Opłaty ani odszkodowania.

§9 Wymagania techniczne

  1. Korzystanie z Usługi wymaga urządzenia z dostępem do Internetu, aktualnej przeglądarki internetowej (w szczególności Chrome, Firefox, Edge lub Safari) oraz aktywnego adresu e-mail.
  2. Integracja z kalendarzem Google, Microsoft lub Apple wymaga posiadania konta u danego dostawcy i udzielenia Usłudze dostępu, który Klient może w każdej chwili cofnąć.

§10 Odpowiedzialność

  1. Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, chyba że jest ono następstwem okoliczności, za które Operator nie odpowiada.
  2. Operator nie odpowiada za szkody wynikłe z: niedostępności Usługi spowodowanej działaniem osób trzecich lub siły wyższej; korzystania z Usługi niezgodnie z Regulaminem; podania nieprawdziwych danych; wykorzystania danych logowania Klienta przez osoby trzecie; działania lub niedostępności usług podmiotów trzecich, w szczególności kalendarzy Google, Microsoft i Apple oraz skrzynek pocztowych odbiorców; niestawienia się Osób rezerwujących na wizyty.
  3. Operator nie odpowiada za utracone korzyści Klienta.
  4. Łączna odpowiedzialność Operatora wobec Klienta jest ograniczona do wysokości Opłat abonamentowych zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika szkoda. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
  5. Operator dokłada starań, aby Usługa działała bez przerw, i informuje o Przerwach technicznych z wyprzedzeniem.

§11 Awarie i zgłoszenia

  1. Awarie i problemy z działaniem Usługi Klient zgłasza na adres support@zapisum.com.
  2. Zgłoszenie powinno zawierać nazwę Konta lub adres Strony rezerwacji, opis problemu, czas jego wystąpienia oraz dane kontaktowe zgłaszającego.
  3. Operator usuwa Awarie niezwłocznie po ich wykryciu lub zgłoszeniu.

§12 Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na adres support@zapisum.com lub pisemnie na adres: Rebel Code sp. z o.o., pl. Bankowy 2, 00-095 Warszawa.
  2. Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, opis przedmiotu reklamacji i uzasadnienie.
  3. Operator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres, z którego ją wysłano.

§13 Dane osobowe Klienta

  1. Operator jest administratorem danych osobowych Klienta i Użytkowników. Zasady ich przetwarzania opisuje Polityka prywatności dostępna na stronie zapisum.com.

§14 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. W zakresie danych osobowych Osób rezerwujących oraz innych danych wprowadzanych przez Klienta do Usługi Klient jest administratorem, a Operator podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO. Postanowienia tego paragrafu stanowią umowę powierzenia przetwarzania danych, zawieraną wraz z Umową.
  2. Przedmiotem przetwarzania są dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane rezerwacji oraz odpowiedzi w formularzu rezerwacji Osób rezerwujących, a także dane pracowników Klienta wprowadzone do Usługi. Celem przetwarzania jest wyłącznie świadczenie Usługi, w tym przyjmowanie rezerwacji, wysyłanie potwierdzeń i przypomnień oraz synchronizacja z kalendarzami. Przetwarzanie trwa przez czas obowiązywania Umowy.
  3. Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta. Za takie polecenie uznaje się korzystanie z funkcji Usługi i jej konfigurację przez Klienta.
  4. Operator zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy, oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne wymagane przez art. 32 RODO, w tym szyfrowanie połączeń i kontrolę dostępu.
  5. Klient udziela Operatorowi ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających, w szczególności dostawców infrastruktury serwerowej i wysyłki poczty elektronicznej. Operator informuje Klienta o zamiarze zmiany dalszych podmiotów przetwarzających, a Klient może sprzeciwić się takiej zmianie i wypowiedzieć Umowę. Operator nakłada na dalsze podmioty te same obowiązki ochrony danych.
  6. Operator pomaga Klientowi w realizacji praw Osób rezerwujących i obowiązków z art. 32–36 RODO, w szczególności przekazuje mu wnioski Osób rezerwujących, które otrzyma.
  7. Operator zawiadamia Klienta o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.
  8. Operator udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzenie audytu, po uprzednim uzgodnieniu terminu i zakresu.
  9. Po zakończeniu Umowy Operator usuwa dane w terminach opisanych w Polityce prywatności. Na żądanie Klienta zgłoszone przed usunięciem Konta Operator przekaże mu kopię danych w formacie elektronicznym.
  10. Jeśli Klient połączy z Usługą kalendarz Google, Microsoft lub Apple, wymiana danych z tym dostawcą odbywa się na polecenie Klienta, a dostawca przetwarza dane na podstawie umowy zawartej z Klientem.

§15 Rozwiązanie Umowy

  1. Klient może wypowiedzieć Umowę w każdej chwili, usuwając Konto w panelu lub wysyłając wypowiedzenie e-mailem z adresu przypisanego do Konta. Usunięcie Konta jest możliwe do cofnięcia przez 30 dni, po czym Konto i dane są trwale usuwane.
  2. Operator może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
  3. Operator może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa przez Klienta lub Użytkownika.
  4. Umowa wygasa w przypadku opisanym w §7 ust. 3.

§16 Postanowienia końcowe

  1. Postanowienia umowy zawartej przez strony w formie pisemnej lub dokumentowej mają pierwszeństwo przed Regulaminem.
  2. Właściwym prawem jest prawo polskie, a językiem Umowy — język polski. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
  3. Do Klienta będącego osobą fizyczną zawierającą Umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, stosuje się przepisy o ochronie konsumentów w zakresie przewidzianym w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i art. 38a ustawy o prawach konsumenta.
  4. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie zapisum.com w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
  5. Operator może zmienić Regulamin lub Cennik z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, funkcji Usługi lub kosztów jej świadczenia. O zmianie Operator informuje Klienta e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed tą datą.